Iedereen dwaalt wel eens af tijdens een gesprek of beseft halverwege een pagina dat hij niet meer weet wat hij zojuist gelezen heeft. Het kost veel meer tijd en energie om je werk te doen als je steeds afdwaalt met je gedachten en op de lange termijn kan het zelfs zorgen voor een burn-out. De heersende hittegolf draagt ook niet bij aan een scherpe focus. Hoe zorgen we er nou voor om tóch onze focus vast te houden?

Regelmatig wordt er door collega’s onderling kennis en inspiratie (INTER-spiratie) gedeeld. Collega Lianne heeft recent een review geschreven over het boek ‘Focus aan, focus uit’  van bestsellerauteur en neuropsycholoog Mark Tigchelaar en deelt deze inspiratie graag met jullie!

Allereerst mag genoemd worden dat het boek makkelijk weg leest en dat je er ook echt wat aan hebt door de herkenbaarheid van de dagelijkse voorbeelden die Mark noemt inclusief oplossingen hoe je deze problemen aan kunt pakken. Hoe zit het nou precies met focus?

In de central executive van je brein, in de voorkant van je hoofd, wordt bepaald dat we ons kunnen focussen. Dit gebied kunnen we ook wel je personal assistant noemen. Er komt namelijk een berg informatie via je zintuigen binnen, maar je assistent vindt het niet nodig om alles door te sturen naar je bewustzijn. Dit gebeurt voor slechts 0.0003% van alle prikkels die ons hoofd opvangt. Deze selectietool is focus. Is de prikkel die binnenkomt belangrijker dan de taak die je nu aan het doen bent? Dan word je onderbroken in je activiteit. Daarom vinden mensen het bijvoorbeeld lastig te focussen als er collega’s om hen heen zitten te praten over projecten waar ze zelf ook bij betrokken zijn, maar kunnen ze prima werken in een koffietent.

Als je focus goed gaat ontstaat er flow: het wordt makkelijker je werk te doen en het lijkt minder inspanning te kosten. Als je dan in je inspanningen onderbroken wordt, bekijken we de onderbreking meestal vanuit een tijdsperspectief. Een collega vraagt ‘heb je even?’ en je denkt, wat kan het voor kwaad om de vraag te beantwoorden, dat kost wellicht een halve minuut. Het probleem is niet tijdsverlies, maar het verlies van hersencapaciteit door de wisseling. Elke keer dat we wisselen, blijft een deel van ons brein hangen bij hetgeen waarmee we bezig waren. Hierdoor daalt tijdelijk ons IQ en kost het moeite verder te werken. Dit noemen we ook wel ‘aandachtsresidu’: een deel van onze aandacht blijft hangen bij de vorige activiteit. Dit gebeurt al bij de kleinste wisseling van aandacht, bijvoorbeeld een korte blik op je telefoon of e-mail, dan daalt je intelligentie tijdelijk met tien punten. Oftewel: als we zestig mailtjes per dag binnenkrijgen en die elke keer direct lezen, spenderen we een uur van onze werkdag op het niveau van een elfjarige. Met complexe taken zelfs nog langer.

Wat zijn dan de vier concentratielekken waar Mark het over heeft waardoor we wisselen?

1. Te weinig prikkels. Onze hersenen zijn gebouwd om optimaal benut te worden en wanneer iets te langzaam, te simpel, of te saai is, gaan ze automatisch op zoek naar extra prikkels. Daarom dwalen we af tijdens gesprekken, hebben soms last van geluiden om ons heen en beseffen aan het eind van de pagina dat we niet weten wat we hebben gelezen. Dit komt omdat veel van de taken die we doen slechts 20% van onze hersencapaciteit vraagt, hierdoor is er veel ruimte voor afleiding. Als we sneller zouden lezen, benutten we onze hersencapaciteit al beter. Heb je een vrij simpele taak te doen? Doe er dan nog een taak bij die ook niet zoveel hersencapaciteit vergt. Het doen van twee eenvoudige taken noemen we multitasken zoals een telefoongesprek voeren met je moeder en ondertussen de was doen. Als we naast de hoofdtaak nog een taak doen die aandacht vraagt dan zijn we aan het switchtasken en is het game over. We kunnen ons dan op beide taken een stuk minder goed concentreren, zoals het geval is met autorijden en whatsappen.

2. Teveel interne prikkels. We kunnen onszelf erg goed afleiden. Zonder dat je er erg in hebt, krijg je halverwege een taak de behoefte om iets anders te gaan doen. Als we achter de computer werken, wisselen we gemiddeld 566 keer per dag van taak. Dat is dus elke 50 seconden! Daarnaast hebben we te maken met open loops. Vlak voor je een vergadering ingaat check je nog snel even je mail. De taak van de mail is dan nog niet afgerond en blijft in je hoofd rondspoken en dus ben je tijdens de meeting minder scherp en alert. Na de meeting ga je er weer een tweede keer mee aan de slag. Begin dus niet aan een taak als je geen ruimte hebt om hem af te ronden en doe voor je een meeting ingaat niks. Daarnaast helpt het om voor je gaat slapen je gedachten op te schrijven. Cognitieve distributie noemt Tigchelaar dit, wat een mooi woord is voor pen en papier. De app Braintoss werkt op dezelfde manier. Uit je hoofd zorgt ervoor dat je brein beter kan analyseren en keuzes maken.

3. Te weinig brandstof. Als je moe bent, functioneert je personal assistant slechter, die kan minder goed beslissen of iets van belang is of niet en zal meer prikkels toelaten. Pauzes houden zijn dan dus erg belangrijk. De tijd die je verliest aan een pauze is kleiner dan het productiviteitsverlies dat je lijdt. In je pauze naar YouTube filmpjes kijken of NU.nl checken geldt daarbij niet als pauze omdat je hersenen dan alsnog hard moeten werken. Fysieke activiteit is beter, zoals een stukje wandelen.

4. Teveel externe prikkels. Hierbij valt te denken aan je telefoon of collega’s die even binnenlopen. Daarnaast is de kantoortuin is een goed voorbeeld. De professional is het meest productief als hij kan werken in verschillende zones. Bedrijven zouden onderscheid moeten maken tussen social corners voor netwerken en socializing, samenwerkblokken om met collega’s te overleggen en focus werkplekken om maximaal gericht werk op te leveren. Een kantoor hoeft geen plek te worden waar we ons als robots gedragen. Het zou wel een ruimte moeten bieden waar we onszelf niet onnodig hard hoeven in te spannen. Het thuiswerken in deze corona-tijd vermindert dan wel de kantoorprikkels, maar thuis zijn er weer andere externe prikkels.
Daarnaast vormt de gedachte om ‘altijd maar bereikbaar te zijn’ een bedreiging voor je aandacht en productiviteit. Zet daarom die notificaties uit en richt een specifieke tijd in voor telefoon. Elke keer dat we onze telefoon of mail checken komt er een shot dopamine vrij, het gelukshormoon, dat verslavend werkt en dus blijven we onze taken maar onderbreken om onze meldingen te checken. Tigchelaar noemt de telefoon dan ook wel de speen voor volwassenen.

Verder is het nog interessant te noemen dat creativiteit en productiviteit elkaars tegenpolen zijn. Staren uit het raam is erg onproductief maar kan de beste inzichten en ideeën opleveren. Tigchelaar raadt dan ook aan om gerichte en open aandacht af te wisselen. Met gerichte aandacht krijgen we dingen voor elkaar, we focussen ons op één taak, met open aandacht vinden we nieuwe ideeën.

Grip op je focus krijgen zorgt ervoor dat je meer gedaan krijgt, meer aandacht hebt bij gesprekken en weerbaarder bent tegen stress. Dit geldt niet alleen voor je werkleven, maar ook op persoonlijk vlak. Bestel dus gauw Focus aan/uit van van Mark Tichgelaar om je leven een stuk makkelijker en aangenamer te maken.

Heb jij een review of focustip die je graag wilt delen? Laat het ons weten!